بــرای انجام اینکار از منوی File گزینه Options را انتخاب کنید، در کادر Outlook Options ابتـدا بر روی گزینه Notes and journal کلیک کنید، سپس با اســتفاده از گزینه‌های موجود در بخش Note options تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنید.
یادداشــت‌ها مکانی برای ذخیره موقت اطلاعاتی هستند که فعلاً قصــد پــردازش آنها را ندارید. به طور مثال من قصد دارم بعد از اتمام جلسه و در اولین فرصت یادداشــت ایجاد شده را برای شـخص یا اشخاصی ایمیل کنم، برای انجام این کار کافی است یاددداشت مورد نظر را، بر روی دکمه Mail واقع در ناحیه پیمایش کشیده و رها کنید.
Outlook ایمیـل جدیـدی را ایجاد می‌کند که بدنه آن در بر گیرنده محتویات یادداشــت خواهد بود.
Notes یادداشـت‌های کوتاهی هسـتند که در طول یک جلسه یا در حیــن یک تماس تلفنی می‌نویسـید تــا بعـــــداً بتوانید از این یادداشــــت‌ها استــفاده کنید، در واقع می‌توان Notes را به دفترچه یادداشــت در دنیای واقعی تشبیه کرد. برای ایجاد و مدیریت یادداشت‌ها بر روی آیکون Notes واقع در پایین ناحیه پیمایش (Navigation Pane) کلیک کنید.
همانطور که بارها در این کتاب به آن اشـاره کردیم ارســال و دریافت ایمیل تنها یکی از امکانــات نرم‌افزار Outlook می‌باشــد، تولیــد‌کنندگان ایــن نرم‌افزار اهدافی فراتر از یک نرم‌افزار ارســال و دریافت ایمیل در ســر داشته‌انـد. یکی از این اهداف ایجاد نظم و ترتیب در کارها می‌باشد، هــدف دیگری که مد نظر بوده حذف سیسـتم کاغذی و روی آوردن به سیسـتم دیجیتالی اسـت، برای این اهداف ابزارهای مختلفی در اوت‌لوک گنجــانده شـده که در درس‌های قبلی به بعضی از این امکانات اشاره کردیم، از دیگر ابزارهایــی که به این مهم کمک فراوانی می‌کنند Notes(یادداشــت‌ها) و Journal(دفتر یادآورها) هستند که در این فصل به طور مختصر به بررسی آنها می‌پردازیم.
یکـی از امکانات نرم‌افزار outlook انجام خودکار دســتورها بر روی ایمیل‌ها است که وارد صندوق ایمیل‌های رسیده (Inbox) می‌شــوند. بـــرای ایــن کار باید قوانینی تعریف کنید تا بر روی ایمیل‌هــای دریافتی اعمـــال گردنــد،به طور مثــال قصد داریم قانونی تعریف‌کنیم تا تمام ایمیل‌های دریافتی از شـخصی یا اشـخاص خاصی به پوشـه‌ای که خودمان ایجـاد کرده‌ایم منتقل شوند. برای انجام ایــن کار در پنجرة اصلی Outlook در زبانة Home بر روی ریبون در قسمت Move بر روی گزینة Rules کلیک کنید از کادر ظاهر شده گزینة Manage Rules & Alerts را انتخاب کنید.