همانطور که بارها در این کتاب به آن اشـاره کردیم ارســال و دریافت ایمیل تنها یکی از امکانــات نرم‌افزار Outlook می‌باشــد، تولیــد‌کنندگان ایــن نرم‌افزار اهدافی فراتر از یک نرم‌افزار ارســال و دریافت ایمیل در ســر داشته‌انـد. یکی از این اهداف ایجاد نظم و ترتیب در کارها می‌باشد، هــدف دیگری که مد نظر بوده حذف سیسـتم کاغذی و روی آوردن به سیسـتم دیجیتالی اسـت، برای این اهداف ابزارهای مختلفی در اوت‌لوک گنجــانده شـده که در درس‌های قبلی به بعضی از این امکانات اشاره کردیم، از دیگر ابزارهایــی که به این مهم کمک فراوانی می‌کنند Notes(یادداشــت‌ها) و Journal(دفتر یادآورها) هستند که در این فصل به طور مختصر به بررسی آنها می‌پردازیم.
یکـی از امکانات نرم‌افزار outlook انجام خودکار دســتورها بر روی ایمیل‌ها است که وارد صندوق ایمیل‌های رسیده (Inbox) می‌شــوند. بـــرای ایــن کار باید قوانینی تعریف کنید تا بر روی ایمیل‌هــای دریافتی اعمـــال گردنــد،به طور مثــال قصد داریم قانونی تعریف‌کنیم تا تمام ایمیل‌های دریافتی از شـخصی یا اشـخاص خاصی به پوشـه‌ای که خودمان ایجـاد کرده‌ایم منتقل شوند. برای انجام ایــن کار در پنجرة اصلی Outlook در زبانة Home بر روی ریبون در قسمت Move بر روی گزینة Rules کلیک کنید از کادر ظاهر شده گزینة Manage Rules & Alerts را انتخاب کنید.
برای ایجاد یک پوشه جستجوی سفارشی، در انتهای کادر محاوره‌‌ایNew Search Folder بر روی گزینــه Create a custom Search Folder کلیک کنید. سپس بر روی دکمه choose کلیک کنید. در کادر ظاهر شده در قسمت Name نامی معنادار را برای پوشــه جســتجو تایپ کنید ، سپس بر روی دکمه criteria کلیک کنید.
پوشه‌های جســتجو در ناحیة پیمایش (Navigation Pane) در سمـــت چپ پنجره اصلی Outlook در نمای Mail قرار دارند. بر روی پوشه Search Folders کلیک راست کنید ، از کادر ظاهر شــده گزینــه New Search Folder را انتخاب کنیـــد
Outlook روشــی مناسـب و کارآمــد بــرای دســته‌بندی اطلاعات با خصوصیــات مشــابه دارد. در ایــن روش اطلاعات در پوشــه‌هایی با نام search folders دسته‌بندی و ذخیره می‌شوند. پوشه‌های جستجو به شمــا امکان می‌دهند به سرعت پیام‌ها را با شرایط خاص در Outlook پیدا کنید. هنگام ایجاد پوشة جستجو باید شرایط جستجو را برای آن تعیین کنید.